Una queixa és defineix com una reclamació formal per escrit Depenen de les polítiques i procediments de l'organització en qüestió Obtenir els formularis necessaris des del departament de recursos humans o el designat representantLa següent informació és comunament necessari: una altra persona, o el seu delegat pot representar que durant el procediment. El nom de la persona, el títol, la relació que té amb vostè i la seva signatura es requereix.
Alguns òrgans requereixen una fitxa d'informació abans que el cas podria ser considerat.
La fitxa d'informació ha de contenir: què és la presumpta violació - injusta, tractament, problemes que impliquen el govern, una violació de les regles i reglaments, o en el passat, una vulneració d'un contracte de gestió de qüestions o les polítiques actuals. De vegades, serà necessària la implicació de tercers en la tramitació de la queixa En el mediador és una persona neutral i independent que es demana trobar una solució de compromís. La decisió final d'un síndic de greuges és jurídicament vinculant.
